Živimo u zauzetom, užurbanom i aktivnom svetu sa mnogo aplikacija za organizaciju na raspolaganju. No, čak i uz sve dostupne digitalne alate uz čiju pomoć organizujemo svaki svoj dan, radnu nedelju ili godinu, mnogi od nas to i dalje rešavaju  zapisivanjem radnih zadataka, prioriteta i beleški na papir.

Svaka organizacija i ostvarivanje ciljeva zahteva strategiju. Morate da znate šta želite i da napravite plan kako da to postignete. U tom smislu, planer je, jednostavno rečeno, sistem koji nam pomaže da pratimo važne datume i sastanke, da gradimo ili održavamo rutinu i da najbolje iskoristimo svoje vreme i energiju.

Ima različitih načina da se vodi i uređuje rokovnik ili poslovna agenda. Pronalaženje idealnih taktika organizacije uključuje isprobavanje ideja, uključivanje (i isključivanje) raznih elemenata, poput obrasca za praćenje finansija ili kalendara događaja.

Poslovni ili lični planer?

Pre nego što izaberete rokovnik i opredelite se na koji način ćete ga voditi, veoma je važno da se zapitate za šta ćete ga koristiti. Planer koji radi za nas je onaj koji će zadovoljiti sve naše potrebe planiranja tokom godine. Prema tome, od presudnog je značaja unapred odrediti da li će to biti rokovnik samo za rad ili ostale svakodnevne obaveze.

Da li vam treba agenda za poslovne sastanke i radne zadatke? Mnogi uspešni profesionalci često spajaju lepo i korisno tako što koriste notese i rokovnike sa odštampanim logom firme u kojoj rade. Ovaj mali marketinški trik pomaže im da uvek budu organizovani i ispunjavaju obaveze na vreme, a da istovremeno reklamiraju svoju kompaniju.  Zapravo, rokovnici, planeri i agende su isplativa promo rešenja za konferencije i poslovne poklone kojima ćete uvek obradovati saradnike, poslovne partnere, ali i zaposlene u vašoj firmi.

Sa druge strane, možda ste mama koja treba pored posla ispratiti sportske treninge i časove klavira ili jezika svoje dece? Neki ljudi koriste notese kao dnevnik hrane, fitnes tracker i planer obroka. Odvojite nekoliko minuta da razmislite o tome čemu treba da posluži vaš planer. Nakon što definišete osnovne ideje i potrebe i uporedite sa listom taktika koje dosad nisu dale rezultate, postaće vam jasno u kom smeru treba da krenete.

#1 Važni datumi – godišnji i mesečni kalendar

Većina planera ima kalendar ili odeljak posvećen pisanju važnih datuma kao što su rođendani, godišnjice ili datum isteka dokumenata. To nam omogućava da planiramo unapred događaje (i budžet) za te prilike. Godišnji kalendar može biti prezahtevan za detaljnu organizaciju, pa je stoga najlakše započeti planiranje na mesečnom nivou. Tako, sasvim izvesno, nećete zaboraviti ne samo na rođendane i posebne datume, već ni na poslovne sastanke, važne obuke i seminare. Mesečni kalendar može poslužiti i za planiranje vremena za odmor, putovanja i još mnogo toga.

Ukoliko koristite jedan planer za poslovne i privatne obaveze, onda možete napraviti dva (ili čak tri) mesečna kalendara. Jedan može da bude porodični kalendar koji će omogućiti lako pravljenje planova sa prijateljima. Tako ćete osigurati da nešto ne zaboravite ili ne zakažete dva sastanka u isto vreme. Ovde je mesto terminima zdravstvenih pregleda, premijerama pozorišnih predstava, rođendanskim slavljima i drugim proslavama.

Drugi, poslovni kalendar treba da posluži za praćenje rokova, radnih zadataka i projekata. Da bi bili efikasni i produktivni u svemu što rade, neki ljudi dopunjuju mesečni kalendar sedmičnim planerima ili spiskovima dnevnih zadataka i ciljeva.

#2 Pregled godišnjih, mesečnih i nedeljnih ciljeva

Postavljanje i zapisivanje ciljeva u planer omogućava nam da pratimo svoj napredak i istovremeno nas podseća na sve one stvari koje želimo postići. Ovo je dobar način da ostanemo fokusirani na ono što nam je zaista bitno i ostvarimo zaplanirano.

Dobra vežba može biti postavljanje manjih kratkoročnih, dnevnih ili nedeljnih ciljeva, koji će se vrteti oko godišnjih – dugoročnih. Zapravo, ovako nešto se i preporučuje kada su u pitanju veći projekti koje treba raščlaniti i prelaziti po fazama. Nedeljni pregled nam pruža uvid u to koliko vremena imamo na raspolaganju u određenim danima, na osnovu čega se lakše mogu planirati zadaci. Primera radi, ako je u sredu celo veče slobodno, možemo isplanirati obavljanje nekog većeg zadatka. Međutim, ukoliko imamo samo sat vremena na raspolaganju, onda to definitivno treba iskoristiti za neku manju obavezu.

#3 Planiranje budžeta, obroka, vežbanja…

Planer može poslužiti i za praćenje budžeta, planiranje obroka, vežbanja i raznih navika. Što se tiče finansija, neophodno je da znate sa koliko novca raspolažete kada zakazujete sastanke ili večere, kako biste mogli da odredite ograničenja potrošnje. (Dodajte tome sve one važne događaje iz kalendara, poklone i prateće troškove). Možete postaviti sebi izazove poput dana kada nećete trošiti. Ovo vam zaista može pomoći da uštedite novac, a uz to ćete izbeći stres koji dolazi sa vođenjem finansija.

Pametno upravljanje budžetom u uskoj je vezi sa planiranjem obroka i pravljenjem lista za kupovinu. Njih takođe možete uključiti u svoj planer. Mnogo je lakše (i jeftinije) kada znate nedelju dana unapred šta ćete jesti, šta vam je potrebno od namirnica i koliko sve to košta, nego da uđete u prodavnicu bez zacrtanog plana i tako potrošite više od svojih mogućnosti.

# 4 Kreativne strane

Ponekad vam sjajne ideje mogu pasti na pamet kada putujete na posao ili tokom podnevne pauze za kafu. Zapisivanje ovih zamisli u planeru pomoći će vam da ih upamtite, ali i motivisati da započnete s njihovom realizacijom. Ostavite u svom rokovniku prostora za ove kreativne strane. Dopišite, docrtajte, napravite tabele ili skice kojima ćete se baviti kada budete imali više vremena. Ovako ćete osigurati da dobre ideje ne budu prepuštene slučaju, ni zaboravu. Setite se, planiranje jedna od navika kreativnih ljudi.

#5 Lista zahvalnosti

Pored toga što pomažu da ostanemo organizovani, planeri imaju još jednu svrhu: da nas motivišu u ostvarivanju ciljeva. Zahvalnost je možda najbolji način da održimo fokus na prioritetima. Zbog toga u rokovnik vredi uključiti dnevne liste zahvalnosti. Nije važno da li ćete započeti ili završiti dan popisom stvari na kojima ste zahvalni, sve dok to radite svakoga dana. Ljudi koji osećaju zahvalnost su srećniji, manje pod stresom i samim tim produktivniji u svemu što rade. Jedna stranica u planeru posvećena ovakvoj listi zaista vam može promeniti perspektivu. Ono što je najlepše od svega jeste što su ovi odeljci u rokovnicima oni najvedriji i najvredniji, te mogu biti dobar podstrek naročito u stresnijim i napornijim danima.

#6 Motivacioni citati

Na kraju, ukrasite svoj planer nadahnjujućim citatima. Uz listu zahvalnosti, zapisivanje mudrih misli u notes biće pravi vetar u leđa na vašem putu prema ostvarenju ciljeva. Možda su to reči omiljenog pisca, dijalog iz omiljenog filma ili jednostavno afirmacije i mantre koje za vas imaju posebno značenje i pomažu da izgradite pozitivan stav. Čak i jednostavna podrška u kratkom “Mogu ja to!” može biti dovoljna da se pokrenete i poverujete u svoje sposobnosti i potencijal.

Uz ove ideje vaš planer postaće dobar saveznik u sticanju veština upravljanja vremenom, a ostvarivanje ciljeva postati sve lakše.

No Comments Yet

Leave a Reply

Your email address will not be published.